Boas práticas: servidores de Rio Claro fazem força-tarefa para cadastro e destinação de processos arquivados

Gestão e catalogação de processos findos.

Uma força-tarefa da Comarca de Rio Claro está contribuindo para a melhor gestão do acervo processual do Tribunal de Justiça de São Paulo. Diariamente, servidores dedicam parte de sua jornada para cadastro, no Sistema Gerenciador de Documentação e Arquivo Unificado (SGDAU), de centenas de processos físicos arquivados antes de serem encaminhados à empresa de armazenamento terceirizada. A catalogação facilita a realização de pesquisas acadêmicas e científicas nos autos e a triagem garante a correta destinação.

Esse procedimento é crucial para que sejam identificados os processos de guarda permanente, ou seja, aqueles distribuídos até 1950 ou, se posteriores, que atendem aos critérios estabelecidos pela Resolução nº 859/21 e pela Tabela de Temporalidade e Destinação de Autos Judiciais. Nestes casos, eles devem ser cadastrados no sistema SGDAU antes do encaminhamento à terceirizada. Para evitar custos desnecessários, ações que não são de guarda permanente são incluídas em editais de eliminação, com abertura de prazo para que partes interessadas possam resgatar os autos.

A maior parte das comarcas paulistas realizou esse trabalho de gestão documental durante o processo de terceirização do arquivo. Em Rio Claro e alguns fóruns do Estado que ainda dispunham de espaço físico, os volumes acabaram permanecendo na própria cidade por mais tempo. Mas uma ação coordenada entre as Secretarias da Primeira Instância (SPI) e de Administração e Abastecimento (SAAB) tem como objetivo a organização desse acervo, conciliando a preservação da memória do Poder Judiciário com a otimização dos espaços físicos. A iniciativa contribui para a redução de custos com locais usados para armazenamento de processos antigos e proporciona um ambiente de trabalho mais saudável para todos que transitam diariamente pelo prédio.

Em 2025, foi desocupado um imóvel em Rio Claro onde ficavam os processos arquivados. As mais de 12 mil caixas do acervo — cada uma contendo, em média, 20 processos — foram pididas em duas remessas. A primeira, com cerca de 4,3 mil caixas, permaneceu na própria comarca. A segunda, composta por aproximadamente 7,5 mil caixas, foi transferida temporariamente para o Arquivo do Ipiranga, na Capital. Desde janeiro deste ano a SPI, com apoio logístico da SAAB, promove a devolução gradativa dos processos para Rio Claro – cerca de 630 caixas por mês – para que os servidores realizem o tratamento do acervo.

O juiz diretor do fórum de Rio Claro, Cláudio Luís Pavão, explica que magistrados e servidores estão empenhados na força-tarefa, sem que haja comprometimento das demais atividades da comarca. “Com a ajuda e motivação de todos, além de incentivo de juízes e da Coordenadoria de Gestão de Armazenamento e do Acervo da SPI, estamos conseguindo superar muito a meta de 600 processos cadastrados por dia”, conta.

A expectativa é de a gestão dos volumes que estavam alocados no Ipiranga seja finalizada até meados de 2027. Depois, o mesmo procedimento será realizado com as caixas que estão na própria comarca. “Estamos conscientizando a todos sobre a importância dessa ação e tornando mais eficiente a utilização de recursos públicos, que é o principal objetivo. Além disso, ficamos com um ambiente mais limpo e propício para o trabalho e para todos que passam pelo fórum”, acrescenta Cláudio Luís Pavão. “O maior legado, na verdade, é que essa iniciativa nos ensina que ninguém caminha sozinho. Com a união de juízes e servidores e apoio dos órgãos diretivos, conseguimos tornar mais eficiente a administração da Justiça.”

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